Ein DBMS verwaltet eine zusammenhängende Menge von Daten - die Datenbank -, durch die den unterschiedlichen Informationsbedürfnissen eines Unternehmens Rechnung getragen werden sollen.
Mit einem DBMS wird die Sicherheit, Integrität und Konsistenz der Daten bei minimaler, kontrollierter Redundanz gewährleistet.
Durch die Integration der Daten und die Kontrolle des Zugriffs auf die Daten durch ein DBMS können die Daten durch viele Benutzer gleichzeitig genutzt werden. Dadurch kommt es zu weniger Zugriffskonflikten zwischen den einzelnen Bereichen eines Unternehmens.
Für die Datendefinition und -manipulation steht eine einheitliche Schnittstelle, die Abfragesprache, zur Verfügung. Dadurch kann von verschiedenen Anwendungen nach dem gleichen Verfahren auf die Datenbank zugegriffen werden.
